看不見的同事與全球團(tuán)隊(duì)溝通

隨著虛擬團(tuán)隊(duì)的興起，書面溝通在工作中變得更加重要。當(dāng)您與來自其他國家和其他文化的隊(duì)友一起工作時(shí)，您很聰明地在寫作時(shí)采取一些預(yù)防措施，以幫助促進(jìn)您看不見的同事之間的理解和順暢的協(xié)作。隨著虛擬團(tuán)隊(duì)的興起，書面溝通在工作中變得更加重要。即使電話或視頻會(huì)議頻繁發(fā)生，缺乏面對(duì)面的接觸也意味著很多團(tuán)隊(duì)溝通都是書面形式。當(dāng)團(tuán)隊(duì)變得全球化時(shí)，挑戰(zhàn)就會(huì)升級(jí)。2016年虛擬團(tuán)隊(duì)報(bào)告顯示，48%的成員來自不同國家，比2012年的33%，給書面溝通帶來了更大的負(fù)擔(dān)。全球團(tuán)隊(duì)的發(fā)展也使得書面溝通更加微妙和困難。除了基本語言能力的問題之外，團(tuán)隊(duì)還必須適應(yīng)不同的文化期望，而這些期望往往是未經(jīng)討論的。被忽視的暗示可能導(dǎo)致誤解，不良情緒，錯(cuò)過最后期限以及通常表現(xiàn)不佳。

當(dāng)您與來自其他國家和其他文化的隊(duì)友一起工作時(shí)，您很聰明地在寫作時(shí)采取一些預(yù)防措施，以幫助促進(jìn)您看不見的同事之間的理解和順暢的協(xié)作。

對(duì)你的語氣要敏感。

寫作的語氣反映了你對(duì)你的主題和讀者的態(tài)度，它是由詞語選擇和句子結(jié)構(gòu)等形成的。大部分時(shí)間我們都是如此匆忙，我們不再考慮我們的語氣，但美國寫作有時(shí)會(huì)讓來自其他文化的讀者感到震驚。對(duì)我們來說似乎有點(diǎn)商業(yè)化的東西對(duì)世界其他地方的許多人來說都顯得非常粗魯?；c(diǎn)時(shí)間說“請(qǐng)”和“謝謝”(寫給其他美國人的好建議)并確保你的語氣禮貌。總的來說，錯(cuò)誤的是禮貌;最好是更正式而不是冒險(xiǎn)傷害別人的感情。

不要對(duì)同事的語氣得出結(jié)論。

出于同樣的原因，你同事的語氣對(duì)你來說可能聽起來很奇怪。對(duì)于英語本土作家而言，語氣很難掌握;對(duì)于將英語作為第二語言的人來說，這更具挑戰(zhàn)性。如果同事寫作的語氣聽起來太個(gè)人化，不專業(yè)或其他特殊，請(qǐng)考慮它可能是不同文化規(guī)范的結(jié)果，甚至只是對(duì)英語的不同用法。你可以通過互相假設(shè)來幫助預(yù)防由語氣引起的問題，并采取措施澄清你認(rèn)為可能成為基調(diào)的任何問題。計(jì)劃在溝通方程的兩邊進(jìn)行調(diào)整，團(tuán)隊(duì)將更加順利地合作。

盡量減少使用俚語和流行語。

商業(yè)作家喜歡流行語，我們中的一些人有過錯(cuò)。但是當(dāng)你與一個(gè)全球團(tuán)隊(duì)合作時(shí)，你最好使用簡單的英語，至少在你知道你的海外同事對(duì)美國商業(yè)術(shù)語的熟悉程度之前。而不是寫作，“讓我們不要把海洋煮沸”，試著說，“讓我們不要做比我們需要做更多的工作。”而不是建議團(tuán)隊(duì)以“低懸的果實(shí)”開始，而不是建議他們從“問題開始”很容易解決。“而不是組建一個(gè)”虎隊(duì)“，如何只是匯集一些專家?如果你習(xí)慣性地(并且我們大多數(shù)人都這樣做)，很難用俚語和流行語捕捉自己，但是你的海外同事會(huì)感謝你以一種易于理解的方式說出你的意思，你寫作的整體質(zhì)量會(huì)提高進(jìn)行中。

在寫作時(shí)要小心幽默。

幾年前我和一位中國客戶一起學(xué)習(xí)，幽默在很大程度上取決于文化。我的客戶會(huì)告訴我一個(gè)故事和笑聲;我會(huì)和他一起笑，但要禮貌但不知道這個(gè)笑話應(yīng)該是什么。你覺得有趣的事情對(duì)你的海外同事來說可能有點(diǎn)奇怪甚至是粗魯，反之亦然。坐在我的客戶旁邊，我可以很容易地發(fā)現(xiàn)他正在講一個(gè)笑話。以書面形式發(fā)送或解釋這些線索并不是那么容易，而你的幽默嘗試可能會(huì)讓你的讀者感到困惑或者想知道你有什么問題。

輕描淡寫地說“不”，并讓其他人說“不”。

在某些文化中，人們對(duì)拒絕請(qǐng)求非常不舒服，否則說“不”。在直接拒絕可能導(dǎo)致人們丟臉的情況下，壞消息通常是間接交付的。克雷格·斯托蒂，跨文化商務(wù)溝通專家，講述了與一群印第安人合作的故事。當(dāng)他向他們?cè)儐査麄儗?duì)“不”這個(gè)詞的感受時(shí)，他們回答說，使用它作為對(duì)請(qǐng)求的回應(yīng)是“過于苛刻”。當(dāng)被問到他們會(huì)說什么時(shí)，他們回答說，“我們通常說'是'。”一旦你理解了背景和內(nèi)在邏輯，這似乎就不那么荒謬了。正如Storti所解釋的那樣，“你必須聽聽印度人說”是“后所說的話，因?yàn)?不是'是')是他們的回答。這就是你會(huì)被模棱兩可或猶豫的地方。“后續(xù)陳述如”可能“或”我們可以嘗試“或”可能有可能“表示否定答案。許多東亞同事也有各種表達(dá)不同意見的方式，而不是說“不”。他們可能提出一系列問題。他們可能會(huì)指出被問題的難度。他們可能會(huì)建議推遲或向其他人詢問此問題。他們可能只是保持沉默。

無論你的海外同事在哪里，如果他們似乎在模糊地溝通或者沒有直接回答問題，他們可能會(huì)試圖說“不”，而不是直接說出來。不要強(qiáng)迫他們直接感到不舒服，而是試著改寫你的問題或總結(jié)你認(rèn)為你的同事意味著什么。提出替代方案，看看他們是如何收到的。隨著越來越多的海外同事與美國團(tuán)隊(duì)合作，他們將更加適應(yīng)美國常態(tài)的直接溝通方式。但在全球化的世界中，我們所有人都有義務(wù)中途相遇。

對(duì)名字要格外小心。

不言而喻，但您應(yīng)該熟悉團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人的名字以及客戶或客戶方面的任何人，并且您應(yīng)該確保知道如何拼寫和發(fā)音這些名稱。外國名字是外國的。無論你是坐在印第安納波利斯第一次和Cuifen和Guiren一起工作，還是你坐在上海與Britni和Mallory一起工作，外國名字看起來很有趣，直到你習(xí)慣了。

曾幾何時(shí)，我在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，一位美國同事給我們的印度同事Roshan發(fā)了一封電子郵件，意思是通過電子郵件發(fā)送給我們的同事Abhishek。Roshan是團(tuán)隊(duì)成員，但他沒有參與該項(xiàng)目的那部分人員。我相信這位心地善良的美國同事知道誰是誰，但這些名字對(duì)她來說仍然聽起來很陌生，以至于他們沒有正確地依附于她的大腦。結(jié)果，消息“隨機(jī)的印度人”通過大聲和清晰，并且錯(cuò)誤使每個(gè)人都畏縮。

在名稱方面，口頭交流應(yīng)該像寫作一樣注重細(xì)節(jié)。每當(dāng)您與全球團(tuán)隊(duì)通話時(shí)，最好在您的日程安排計(jì)劃中保持會(huì)議邀請(qǐng)，并且名稱可見，直到您完全熟悉所有同事為止。

如果您對(duì)同事姓名的發(fā)音不確定，請(qǐng)主動(dòng)提問。如果你錯(cuò)誤地說出自己的名字，人們常常會(huì)糾正你。有一次我和一位荷蘭同事一起工作幾周之前，我們發(fā)現(xiàn)我們都在詆毀他的名字。你的同事寧愿讓你問幾次，也不會(huì)在每次說話的時(shí)候?qū)δ愕拿诌M(jìn)行大肆宣傳。

過度溝通。

與全球團(tuán)隊(duì)成功溝通的關(guān)鍵是過度溝通，并以其他人感到舒適參與的方式這樣做。如果有人寫或說了一些你不理解的東西，不要猜測：花點(diǎn)時(shí)間澄清一下。在電話會(huì)議結(jié)束后發(fā)送會(huì)議摘要是一個(gè)很好的做法，這樣每個(gè)人都可以看到已達(dá)成的協(xié)議;如果需要糾正說明中的任何內(nèi)容，請(qǐng)務(wù)必詢問同事。為問題或分歧提供一個(gè)安全的論壇將鼓勵(lì)海外同事更自由地溝通。這通常意味著可以進(jìn)行一對(duì)一的溝通，這樣你和你的同事都不會(huì)有失去面子的風(fēng)險(xiǎn)。Marco Hellemans，一名跨境通訊顧問和專家回憶起一位印度尼西亞教授的經(jīng)歷，他在雅加達(dá)大學(xué)教了30年沒有向班上的學(xué)生提出問題：“學(xué)生們太害怕了問一個(gè)愚蠢的問題，在同事面前欺騙自己。但他們也不想冒險(xiǎn)讓教授失去面子，如果他在問題上遇到困難的話。“在虛擬辦公室也是如此。與團(tuán)隊(duì)成員單獨(dú)簽到也可以幫助建立信任，特別是在項(xiàng)目開始時(shí)。

這些指南似乎需要記住很多，但如果你實(shí)施它們并定期練習(xí)它們就會(huì)成為第二天性。更重要的是，如果您能夠使您的全球團(tuán)隊(duì)順利運(yùn)作，您可能會(huì)獲得更好的業(yè)務(wù)成果：越來越多的研究證實(shí)，不同的團(tuán)隊(duì)優(yōu)于同類團(tuán)隊(duì)，虛擬團(tuán)隊(duì)的驚人優(yōu)勢已得到充分記錄。鑒于文化多樣化團(tuán)隊(duì)的潛在好處，更不用說與世界其他地區(qū)的人們進(jìn)行合作的個(gè)人豐富，所以努力平穩(wěn)與未見過的同事進(jìn)行溝通是非常值得的。