這是開始寫郵件的最佳方式 同時也是你應(yīng)該避免的29種問候方式

找出如何開始一封電子郵件或即時消息-特別是當(dāng)你寫信給一個你不太了解的人-可能是一個挑戰(zhàn)。

“嘿”太隨意了嗎？ “親愛的”是不是太正式了？ “早上好！”太高興了嗎？

知道如何發(fā)送一封堅實的電子郵件比以往任何時候都更重要。 你如何開始一封電子郵件是很重要的，它設(shè)定了基調(diào)，并可能塑造收件人對你的看法。 它也可能決定一個人是否繼續(xù)閱讀。

商業(yè)禮儀專家芭芭拉·帕切特(Barbara Pachter)在接受《商業(yè)內(nèi)幕》采訪時表示：“很多人對你對自己的名字做了什么以及你如何稱呼他們有強(qiáng)烈的感覺。 “如果你在敬禮中冒犯了某人，那人就不能再讀下去了。 它也可能影響那個人對你的看法。

我們有Pachter和WillSchwalbe，他們與David Shipley合著了“發(fā)送：為什么人們的電子郵件如此糟糕，以及如何做得更好”，他們在一些常見的電子郵件問候中占了上風(fēng)。

當(dāng)然，啟動電子郵件的完美方式將取決于你寫信給誰，但一般來說，當(dāng)你給一個你不太了解或根本不了解的人寫一封商務(wù)郵件時，他們說有一個安全的選擇-而且你通常應(yīng)該避免一堆。

如果你想讓它更正式一點，你可以總是用這個人的姓：“嗨，吉列女士，…“

“我喜歡這個的原因是它非常友好和無害，”Schwalbe說。

這也是Pachter的最愛。 她說這是一種安全和熟悉的方式來稱呼某人，無論你是否認(rèn)識他們。

如果你在對一群人講話，帕赫特建議你寫“大家好”。

這是很好的使用與你的朋友，但非常非正式的敬禮應(yīng)該遠(yuǎn)離工作場所。 這不是專業(yè)的-特別是如果你寫信給一個你從未見過的人，Pachter說。

施瓦布同意：“我永遠(yuǎn)不能從我的腦海中擺脫我祖母的告誡，‘嘿是為了馬。 ‘”

也避免“嘿那里?！彼嬖V那個人，“我不知道你的名字，但如果我試圖聽起來很酷和隨意，也許你不會注意到。”

帕切特在《商務(wù)禮儀要訣》一書中寫道：“人們有時會被遺忘，在句子的末尾加上一些感嘆號。

帕切特寫道，如果你必須使用感嘆號，你應(yīng)該只使用一個。

這是一個很好的備份“嗨[名字].”，如果你不知道收件人的名字。 但你應(yīng)該盡你所能找出這些信息。

接受者可能會想，“好吧，這與我無關(guān)...我不需要繼續(xù)閱讀?！?/p>

這也是一種冰冷和非?？陀^的方式來啟動電子郵件信息。

“親愛的”家庭是棘手的，因為它并不總是可怕或錯誤的使用，但有時它可能會表現(xiàn)得有點太正式。

再一次，這不是世界上最糟糕的問候，但它有點過時。

“如果你不知道我的名字，或者懶得用它，我們可能不是朋友，”Schwalbe說。

當(dāng)然，把你的電子郵件地址到你的收件人的位置比與“它可能涉及的人，.”-這表明你付出了一些努力。

但它仍然是非常通用的。 如果你已經(jīng)在努力弄清楚你所要稱呼的人的位置，你最好是邁出額外的一步，找出那個人是誰。 只需要更多的研究。

除了是一般的，并發(fā)出一個客觀的振動，這一個可能是冒犯接受者。

一項非正式的《紐約時報》民意調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很少有女性真正喜歡被稱為“女士”——這往往會讓她們感到年老和不受尊重。

太正式了！

此外，這種敬禮告訴接受者，你不知道他們是誰，Pachter說。 “那么，讀者為什么要對你要說的話感興趣呢？

施瓦布補(bǔ)充道：“這個很硬。 這總讓人覺得是壞消息，否則會有抱怨。

還不錯，但如果你在和一個你不太了解的人說話，有點非正式。

當(dāng)你的電子郵件到達(dá)那個人時，可能已經(jīng)不是早上、下午或晚上了-或者如果他們在一個不同的時區(qū)-所以最好跳過這些。

又一個僵硬又突兀的.. 接受者可能覺得你要訓(xùn)斥他們了。

帕切特說，這就是幼兒對教師的稱呼：“夫人。 蘇珊，你能幫我解決這道數(shù)學(xué)題嗎？

這在專業(yè)世界是不合適的。

這種措辭令人尷尬，聽起來很幼稚。

“使用‘女士’，除非你知道那個女人想被稱呼為‘夫人’，”魯賓寫道。

首先，它有點非正式和突然。 然后，當(dāng)你在感嘆號上釘釘子時，它就會變得煩人。

“這有點刺耳——就像有人在對我大喊大叫，”施瓦布說。 “即使沒有驚呼，也有點唐突。 最好在名字前面加上“嗨”，而不是脫口而出。

我們真的需要解釋為什么這個是不-不？

正確拼寫收件人的名字。

“許多人如果名字拼錯了就會受到侮辱，”Pachter說。 “檢查簽名塊中的正確拼寫。 你也可以檢查“to”行。 通常，人們的名字或姓氏都在他們的地址里。

“雖然當(dāng)今的商業(yè)世界比過去更加非正式，”Pachter建議避免商務(wù)通信中的“人”這樣的悠閑、口語化的表達(dá)。

這是另一個悠閑，口語化的表達(dá)，最好避免在一封專業(yè)的電子郵件。

首先，“嗨伙計”被認(rèn)為是太懶散的專業(yè)電子郵件。

但是，使用性別語言來解決混合性別群體帶來了其他問題。 首先，這是不準(zhǔn)確的。 其次，它可能引起冒犯。

紐約大學(xué)(NYU)和哥倫比亞大學(xué)(ColumbiaUniversity)的兼職講師黛安？魯比諾(Diane Rubino)為Wiley寫道：“如果不能用男性流行語來承認(rèn)女性，就會讓人聯(lián)想到存在的方方面面。

這一個也是性別歧視，Pachter說。

不要把自己叫做威廉“威爾”或詹妮弗“珍”。除非這個人用昵稱介紹自己，或者在自己的電子郵件簽名中使用昵稱，否則堅持他們的全名。

這種問候不僅聽起來很突兀，而且缺乏必要的定制來吸引讀者的注意力。

丹尼·魯賓在“等等，我該怎么寫這封郵件？”中寫道：“把這個人的名字包括在一封電子郵件中是引起他們注意的關(guān)鍵方式。

他寫道：“傳奇作家、領(lǐng)導(dǎo)力演說家戴爾·卡內(nèi)基認(rèn)為，一個人的名字是“任何語言中最甜美、最重要的聲音”。 “電子郵件也是如此。

這個聽起來也很突然。

再次，如果你寫信給一個小組，使用“大家好”。

你不想過于熱情。 這不是專業(yè)的，設(shè)置了錯誤的語氣。 另外，它可能會在接受者的皮膚下面。

帕切特寫道：“如果你這樣做，你會顯得更友好?！?/p>

杰奎琳·史密斯為這篇文章的早期版本做出了貢獻(xiàn)。