G套件管理員的5個重要任務(wù)

在處理各種各樣的日常變化時，G Suite管理員會添加新賬戶，并允許新設(shè)備在用戶加入組織時進(jìn)行連接，為附加解決方案授權(quán)應(yīng)用程序，并在用戶離開、設(shè)備停止使用或需要通過應(yīng)用程序時進(jìn)行調(diào)整。

有時，帳戶、設(shè)備或連接的應(yīng)用程序保持活動的時間比正常時間長。如果G Suite管理員不在辦公室，或者忙于其他緊急任務(wù)，這些常規(guī)更改可能會被推遲或忽略，而且當(dāng)G Suite管理員是兼職任務(wù)而不是全職工作時，延遲的可能性會增加。

謹(jǐn)慎的管理員會定期評估G套件的管理控制臺設(shè)置，并在其他工作需求較少的時候(比如在休息或假期期間)安排檢查。例如，你可以把下面的工作作為年終計(jì)劃的重要組成部分。詳細(xì)的回顧可能會花費(fèi)大量的時間，特別是當(dāng)您的組織包含大量的人員、設(shè)備或應(yīng)用程序時。

您將需要一個能夠訪問組織的G Suite管理控制臺的G Suite管理員帳戶，并且希望確保您所做的任何更改都得到了組織的批準(zhǔn)。

檢查用戶帳戶列表，以確?；顒訋魧?yīng)于應(yīng)該擁有它們的人員集。要在管理控制臺中執(zhí)行此操作，請選擇Users并查看帳戶列表。若要掛起和/或刪除任何不需要的帳戶，請將光標(biāo)放在要調(diào)整的帳戶行中，選擇More，然后掛起。不要選擇刪除，如果你可能需要保存任何數(shù)據(jù)從該帳戶。

在擁有數(shù)百或數(shù)千個帳戶的大型組織中，您可能會將帳戶列表導(dǎo)出到電子表格，以便與從其他地方獲得的活躍雇員列表(例如，人力資源或會計(jì)/工資單)進(jìn)行比較。要導(dǎo)出列表，選擇Download Users (account列表上面)。您可以將當(dāng)前選擇的列或所有用戶信息列導(dǎo)出到谷歌工作表或逗號分隔的值文件(圖a)。

對G Suite設(shè)備的檢查允許您刪除任何不需要訪問組織數(shù)據(jù)的設(shè)備。在管理控制臺中，選擇Devices，然后移動設(shè)備，以查看Android和Apple設(shè)備以及相關(guān)用戶帳戶的列表。您可以根據(jù)最后一次同步對列表進(jìn)行排序，以便輕松地識別不再使用的舊設(shè)備(圖B)。

一旦確定要刪除的設(shè)備，就可以采取適當(dāng)?shù)男袆觼肀Ｗo(hù)組織數(shù)據(jù)。根據(jù)您的組織使用的設(shè)備和移動管理選項(xiàng)的類型，這些選項(xiàng)可能允許您從設(shè)備刪除組織數(shù)據(jù)，或阻止或完全刪除設(shè)備。

圖B

在G Suite管理控制臺中，檢查設(shè)備，看看是否有需要刪除的設(shè)備。

審查套件應(yīng)用程序、額外的谷歌服務(wù)、市場應(yīng)用程序和通過SAML(安全斷言標(biāo)記語言)鏈接的任何應(yīng)用程序，以確定不再需要的任何應(yīng)用程序。然后瀏覽每個app組(圖C)，點(diǎn)擊列表app右側(cè)的垂直三點(diǎn)式菜單，選擇一個選項(xiàng)，例如關(guān)閉所有人或者移除組織訪問權(quán)限。

檢查每個應(yīng)用程序的設(shè)置，以確保配置符合組織的需要。新的應(yīng)用程序功能有時會提供新的應(yīng)用程序設(shè)置，因此要針對每個應(yīng)用程序組(G套件、額外的谷歌服務(wù)、市場應(yīng)用程序和SAML應(yīng)用程序)調(diào)整它們。請仔細(xì)注意那些影響共享的設(shè)置，如谷歌驅(qū)動器數(shù)據(jù)、日歷共享或Gmail委托的設(shè)置。

有時，谷歌做出的更改可能需要來自G Suite管理員、帳戶持有人或兩者的操作。例如，在2019年8月，谷歌宣布了從傳統(tǒng)的Hangouts到Hangouts Chat和Hangouts Meet過渡的時間表，過渡將從2020年中期開始。類似地，云打印的支持頁面表明，到2020年底將不支持云打印。如果您依賴于這兩種服務(wù)中的任何一種，請檢查所宣布的更改并相應(yīng)地制定計(jì)劃。